どうも、ユメリアリストのかっしーです。

今日は『タスク管理において、インボックスに何でも入れやすいのは問題がある』ことについて話したいと思います。

タスク管理のインボックスとは？

まずタスク管理のインボックスは、緊急ではない割り込みタスクが発生したり、自分のタスクを思い出した際に、忘れないように書き留めておくためのものです。

こうしてインボックスに書き溜めておいたタスクは、まとまった時間に整理します。

多くのタスク管理ツールはインボックスにタスクを素早く入れることができるように工夫されています。

ですが、私は最近、このインボックスの入れやすさに問題があると考えています。

入れやすいインボックスは自分の仕事を増やす

タスクを素早く入れることのできるインボックスですが、あまりに手軽すぎるため、誰かに任せたほうがいいタスクや、わざわざ対応する必要がないタスクも手軽に入れることができます。

こうして、インボックスに入れてしまったタスクは一度、自分で引き受けたようなものなので、どうしても「自分のタスク」という意識が抜けません。

そのため、誰かに任せるだけで終わるタスクを自分で持ち続けてしまうことが多くなります。

また、その場で終わらせることのできたタスクをわざわざ、タスク整理の時間に回して実行することも二度手間です。

よって、インボックスにタスクを入れやすいと、自分で仕事を引き受けやすいことになるのです。

私はインボックスもカレンダーですることにしました。

カレンダーにインボックスという機能はないため、今日日付に終日設定でタスクを入れるようにしています。

こうすることで、タスクをインボックスに入れるには手間がかかります。

なので、インボックスに入れる前に多少の思考の時間が生まれ、誰かに任せるか、すぐに終わらせるかを考えることができます。

こうして、厳選されたタスクだけがカレンダーのインボックスに入り、それを整理するだけです。

インボックスは非常に便利な考え方です。

いくつものボックスを持ってしまい、管理が煩雑になることを防げるため、自分も使っています。

ですが、インボックスに何でも入れやすいことには問題があります。何でも自分で引き受けてしまいやすくなるからです。
また、すぐにできることまで思考停止して、インボックスに入れてしまうこともあります。

インボックスに入れやすいことはメリットのように思えますが、デメリットもあると私は思っています。

試しに『インボックスに多少の入れにくさ』を組み込んでみてはどうでしょうか？

ではまた、夢を現実にするまで